Кадровое агенство Центр профит

Подбор персонала
Обучение и коучинг
Аутсорсинг, аутстаффинг
Тайный покупатель
Детектор лжи

Вакансии
Обучение
Помощь в поиске работы
Консультации психологов
Необходимо знать

О компании
Сотрудники агентства
+7 (8182) 28 78 49
+7 (8182) 65 55 70
+7 921 241 52 20
profit@atnet.ru

Тайм-менеджмент

Время есть?

Тайм-менеджмент — техники управления собой относительно времени. Их задача — структурировать сознание во времени. И это верный способ изменить себя и свою жизнь.

Домохозяйка, предприниматель, подрабатывающий студент, — все они жалуются на нехватку времени в своей жизни. Один из них посетил в Москве психологический тренинг, другие прочитали книги «Тайм-менеджмент». Но это им не помогло!!!

Скажите, можно ли овладеть игрой в бильярд по телевизору? Нет, даже если смотреть ее круглосуточно и знать все правила и техники. Получение навыков связано с ПРАКТИКОЙ, которая постепенно становится привычкой в жизни.

Человек обычно сопротивляется изменениям в своей жизни, поэтому любые новые навыки ему легче приобрести в сотрудничестве с тренером (или, как сейчас говорят, «коучем»).

Что мы знаем про время?

Как вы думаете, где люди ходят по улице быстрее: в Москве, в Архангельске или в деревне? Где дольше приходится стоять в очередях? Где точнее ходят часы?

Ответ очевиден, время для людей течет по-разному. Темпы медленнее там, где нет сложных технологий и меньше уровень образования.

Люди разного возраста живут в различных потоках времени. Дети и молодежь предпочитают находиться в настоящем, старики и, например, учителя истории — в прошлом. Предприниматели — стратеги, живущие будущим. Перспектива времени всегда очевидна, ее можно определить по поведению, в словах, во внешнем виде человека.

Тест для определения личной перспективы времени.

1. Вспомните вчерашний разговор с другом. Вы говорили:

А) о прошлом В) о том, что есть С) о ваших планах.

2. Вы заняты в этом году также, как в прошлом?

А) меньше В) скорее, да С) больше

3. Вы занимаетесь домашними делами (моете полы, чистите ковры, вкусно готовите):

А) ежедневно В) раз в неделю обязательно С) редко, экономлю время

4. Вы занимаетесь Хобби (вязание, спорт, чтение):

А) часто Б) раз в неделю С) редко, хотелось бы чаще

5. Вы обычно смотрите по телевизору:

А) сериалы и старые фильмы, В) шоу и комедии С) только новости

6. Вы проводите время со своей семьей (с детьми):

А) каждый день более часа В) отпуск и праздники вместе С) жаль, но редко вижу родных

7. Такие вещи как посудомоечная машина, а также другие технические приспособления:

А) не для вас, лучше своими руками все сделать В) не обязательны, но пользоваться ими интересно С) обязательны, они экономят время

8. Пищевые концентраты, консервы, салатики в контейнере, готовые котлеты в магазине:

А) никогда не покупаете, сами готовите лучше В) если вкусные концентраты — почему нет? С) используете ежедневно, вам некогда готовить

9. Друзья для вас — это:

А) те, с кем вы дружите больше 10 лет В) множество новых знакомых — всегда радость, вы гостеприимный хозяин С) ваши друзья — это коллеги, с которыми у вас общие интересы.

10. Что вы будете делать летом во время отпуска?

А). Не знаю, наверное, то же самое, что и в прошлом году В) не знаю, эх, наверное, махнем с друзьями куда-нибудь С) я планирую поехать по делу в одно место, заодно там и отдохнем с семьей.

11. Деньги в вашей жизни

А) всегда есть в наличном виде В) исчезают, едва появляются С) вложены в активы.

Результаты.

3А:3В:4С Пропорциональное соотношение ответов говорит о вашей мудрости: вы твердо стоите на земле, потому что для вас имеет значение прошлое, вы получаете удовольствие от жизни в настоящем и планируете свою жизнь.

А) Если вы чаще выбирали ответы А, вы немного «застряли» в прошлом. Человека, «застревающего» в прошлом, отличают любовь к старым фильмам, консерватизм и преданность традициям. Они часто вспоминают то хорошее и плохое, что с ними было. В их жизни случаются долгозаживающие психологические травмы, неизлечимые болезни.

В) Если человек чаще выбирает ответы «В», то его жизнь проходит под лозунгом «Живите настоящим!». Он получает удовольствие от процесса работы, а не от результата. Это революционеры, которым нечего терять «кроме своих цепей». Оценки в школе у них значительно ниже, чем у тех, кто ориентирован на будущее. Излюбленный метод в жизни — «метод проб и ошибок». Они сначала делают, а потом думают. «Не догоню, так хоть согреюсь».

Оптимизм, эмоциональность, получение удовольствия от всего — особенность людей, живущих в настоящем. Их отличает высокая скорость езды на машине, любовь к выпивке, еде, сексу и азартным играм. Они общительны и энергичны. «Не имей 100 рублей, а имей 100 друзей» — это тоже их пословица. В целом они напоминают бесшабашного и счастливого ребенка, играющего на празднике жизни. «Есть только миг между прошлым и будущим — именно он называется жизнь». Увы! Данные лозунги подчеркивают зацикленность нашего общества в настоящем времени, нежелание предвидеть будущее. «Мы, русские, не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам».

С) Если вы выбирали чаще ответы «С», то вы — стратег, ориентированный на будущее время.

Стратеги еще в детстве понимают, что в жизни надо учиться делать то, что скучно, например, готовиться к урокам и экзаменам. Родители учат их избегать соблазнов, не есть много, не ходить на дискотеки и не курить. Их тревожит будущее, проблемы экологии и здоровья. Для них друзья и веселье — потеря времени. Их отличает высокая самооценка и холодный расчет.

Ориентация на будущее характерна для высокоразвитых компаний. Чем эффективнее организация, тем больше в ней думают о перспективах, расчетливо вкладывая ресурсы в долгосрочные проекты.

Умеете ли вы наводить порядок?

Оказывается, делать это можно на 2 уровнях:

· На уровне окружающего пространства: уборка офиса, избавление от папок на рабочем столе, которые больше не нужны и только занимают место.

· На уровне времени. Беспорядок вызывается промедлением с вашей стороны или со стороны окружающих людей, которые тратят ваше время.

Организация времени не очень отличается от уборки офиса. Очевидное загромождение на рабочем столе, на кухне или дома ра­зобрать, конечно, легче, чем загруженное расписание. Беспорядок во времени является признаком угрозы снижения интеллекта. Ведь если у нас много дел, то нам не хватает времени думать, анализировать.

Почему вам не хватает времени?

Андрей, успешный предприниматель, рассказывает: «Люди часто говорят, что сделали бы все, чтобы «жить так, как ты» или «иметь столько же денег», но не делают так. Когда я спрашиваю их: «Что же вам мешает?», они отвечают, что у них «нет времени».

Вот если у вас не хватает денег, вы знаете, что надо вести их баланс: записывать, сколько вы тратите, чтобы знать, куда они исчезают.

Если у человека проблемы с весом, ясно, что надо записывать съеденные продукты, чтобы посчитать калории.

А вот если у человека «нет времени», то этот же совет «Запиши» приводит его в негодование — ему же «Страшно некогда, а тут еще записывать что-то

Есть такой анекдот. Рубит мужик лес, а топор тупой, тупее некуда. Ему говорят: «Топор-то наточи!». А он отвечает: «Некогда! Мне рубить надо!».

Хронометраж — запись того, что человек делает в течение дня по минутам, дает необычайный эффект. Он структурирует время в головах, увеличивая темп работы. Это значит, что вы, сами того не замечая, ускорите процесс написания отчета или ведения переговоров.

Кроме этого, вдруг как-то становится ясно, что есть время, которое тратится впустую. Более всего теряется времени на дороги и на телефонные разговоры «Что-то ты давно не звонишь. Как дела?». Следует заметить, что ощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой наблюдающего за собой во времени — это очень острые ощущения. Гуру менеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочей недели, давал ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять после правдивых результатов.

Мои клиенты, заинтересованные в повышении своей эффективности, вместо хронометража часто используют другой метод «наоборот». Вечером наблюдатель вспоминает свою дневную работу (интервал в 10-15 минут). Важно вспомнить то, что ты делал — уже хорошо, что время не бесследно растаяло. А, самое главное, при этом человек резюмирует результат работы. Под результатом понимается то, что можно ощутить, увидеть.

Как правило, «вкалывающий как лошадь» человек реально работает значительно меньше времени, чем ему кажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Главный результат записи времени — появление своего рода «вестибулярного аппарата», отслеживающего эффективность человека в работе. Те, кто жалуется на отсутствие свободного времени, чаще всего, просто не умеют работать, вернее, концентрироваться на работе, планировать ее. Если опытный журналист написал статью за день, то студент — за неделю. И дело здесь не в таланте, а в низкой производительности труда. Увы!!! Профессионал тем и отличается, что тратит минимум времени на оптимальный результат.

Почему некоторые не выполняют дело вовремя?

Люди, неорганизованные во времени, прибегают к любым ухищрениям, чтобы убедить себя и окружающих, что они занимаются эффективной деятельностью.

Крайний срок подходит и проходит, а задание выполнено несколько дней спустя. Существует много причин, почему люди не выполняют задания вовремя.

Вариант первый. Неспособность определить приоритеты или важность дела.

Некоторые задачи выглядят устрашающими, поэтому люди стремятся в первую очередь выполнить более приятные дела. Сергей вместо телефонных переговоров с должниками предпочитает проверку бухгалтерии. Марина вместо поиска кандидата на вакансию решает срочно прошить документы. Проверка бухгалтерии — важное мероприятие, но если сегодня вы не работаете с должниками, завтра потеряете и деньги и клиентов.

Как определить были ли важными дела, которые не оцениваются в рублях? Важным является то занятие, которое помогает достичь вам цели в жизни. Например, университет является для вас ступенькой в ваше светлое будущее. Тогда все остальные дела, даже приносящие деньги, не так важны, как обучение.

Парадокс, но о своих целях в жизни думают очень немногие.

Представьте себе, что человек идет в лесу и собирает грибы. Он не знает куда идет, да и не задумывается. Конечно, если главная цель — найти хотя бы один гриб, то думать о будущем нет необходимости. А вот если грибов много, то любой знает, что надо держаться курса. Потому что куда-то эти грибы надо нести. Посидеть под деревом во время грозы и идти дальше.

Часто на вопрос «Что вы хотите достичь?» люди отвечают: «Я хочу достичь благополучия!». Что является благополучием для вас? Насколько сейчас ситуация не соответствует тому, что вы хотите? В определении своей цели, может быть, вам помогут вопросы:

Что вы хотите сделать в своей жизни? Кем и каким хотите быть? Что иметь? Что увидеть или куда съездить? Если вы ответите на один из этих стратегических вопросов, остается еще один, определяющий тактику: как этого можно достичь или что для этого надо сделать сегодня?

Кроме неумения определить приоритетность задач, существует еще несколько причин, почему люди не способны выполнить задание вовремя.

Вариант второй. Перфекционизм.

Смешно, но очень многие не могут сдать работу до тех пор, пока она не будет сделана в совершенстве! Если вы перфекционист, снизьте планку. Например, все те, кто пишут диссертацию, знают, что главное — вовремя остановиться. Исправление текста может длиться вечно, а диссертация так и останется незащищенной.

Вариант третий. Всегда готов.

Есть люди, которые всегда готовы помочь другим, поэтому свои дела им выполнять просто некогда. Одни хотят выглядеть полезными и хорошими. Другие забыли, что им, собственно, надо делать. Третьи боятся отказать!

Вариант четвертый. «Сами-Сами».

Некоторые хотят делать все сами. Они убеждены, что «Хочешь завалить дело — поручи другому». Один мой знакомый, не умеющий делегировать, организовал ремонт в своей квартире. Окружающие быстро поняли, что он «лучше все сделает сам», поэтому «не мешали ему». Однажды утром он осознал, что уже два месяца ремонтирует один! Он сел и написал список из 12 пунктов о том, что близкие «могут» покрасить, отрезать и прикрутить.

Вариант пятый. Нерешительность.

Сомнение — внутренний голос, как некий маленький дьявол, который преследует вас повсюду и держит за руки. Есть люди, которые всегда сомневаются, не хотят рисковать. Покупать рубли или доллары, идти в ту сторону или в другую, выходить замуж или нет? «А вдруг не так сделаю». По этому поводу говорят: самый большой риск — вообще не принимать никаких решений.

Что надо сделать, чтобы организовать время?

Есть два способа организовать время.

1. Организацию времени можно начать с планирования.

В организации работы нам приходится сталкиваться с неожиданностями, поэтому планируем 60%. Планирование — не означает перепись задач, которые люди пишут на листочках, чтобы не забыть! Требуется научиться писать еще один план на некоторое время вперед, ориентируясь на главную цель. Некоторые говорят: «Как это скучно — жить по плану». Чушь, план на будущее требуется для того, чтобы не погрязнуть в «мышиной возне», текучке, за которой мы не замечаем, как останавливаемся в развитии. Что-то вроде кружения в лесу по одному месту, где хорошо, привычно, но ни ягод, ни грибов уже давно нет.

2. Организацию времени можно начать с повышения эффективности.

Это достигается только техникой наблюдения и выявления резервов повышения эффективности. Стаханов перевыполнял свою норму на 200% уже потому, что его результат отслеживали многочисленные помощники.

Это фактически изменение мышления, которое, один раз состоявшись, работает и приносит свои плоды уже в любой области деятельности.

Работа над собственным временем позволяет людям запустить процесс изменения самого себя и своей деятельности. Зачастую после этого в жизнь стремительно запускается столько проектов, сколько ранее осуществилось бы за несколько лет.

 

Прохорова Ирина Федоровна Прохорова Ирина Федоровна Коучинг, корпоративное обучение персонала, оценка персонала